Письма не доставляются и возвращаются с ошибками

Причины

Получаете вот такие письма?

Явный признак того, что ваши письма не доставляются клиентам.
Почему так происходит и что с этим делать. Давайте разбираться.
В процессе отправки письма взаимодействуют два сервера - наш, как отправляющий и клиентский, как принимающий.
Задача клиентского сервера защитить своего получателя от спама и он по каким-то известным ему признакам определяет письмо как спам, НЕ доставляет его получателя и возвращает отправляющему серверу (т.е. вашему), что, типа, не могу я доставить это письмо - потому что оно спам.
Так же письмо может вернуться по другим причинам:
  • Почтовый ящик не существует - рекрутер допустил опечатку в своем емейле и мы шлем письмо на несуществующий адрес - и сервер получателя нам об этом сообщит
  • У получателя переполнен ящик - у него установлена квота, например, 300 мегабайт, и они уже кончились - новые письма ящик не может принимать и отфутболивает письма
Обычно в тексте такого письма с ошибкой по-английски указана причина недоставки. А вот тут: https://yandex.ru/support/mail-new/wizard/zout_send/not-got-report-yes-other.html Яндекс публикует расшифровку - что означает та или иная формулировка. Например:
  • Invalid mailbox или User unknown - т.е. несуществующий адрес. Натурально косяк рекрутера, который публиковал вакансию и указал несуществующий ящик
  • This domain is not in use and does not accept - т.е. такого домена (то, что после собаки @) вообще в природе не существует. Т.е. опять же вероятно опечатка при написании емейла в вакансии
  • Host or domain name not found - по сути то же самое

Второй признак проблем с доставкой

Иногда вы можете видеть множество одинаковых писем в карточке лида, которые выглядят, как несколько попыток отправить одно и то же письмо.
Это говорит о том, что наша система не смогла авторизоваться на отправляющем сервере (скорее всего вы используете mail.ru, яндекс или другой публичный почтовый сервер).
Эти ребята не любят массовые рассылки и сильно напрягаются, когда с вашего емейла уходит много писем за короткий промежуток. Поэтому иногда они могут принудительно заблокировать ваш пароль (типа мы подозреваем, что вас взломали и с вашего емейла шлют спам - в целях безопасности мы блокируем пароль).
Иногда у них просто происходит какой-то сбой под нагрузкой - они обслуживают миллионы ящиков, которые постоянным потоком пытаются отправлять и получать письма. И если запросов очень много, то часть может не дождаться ответа. В этом случае наша система не может авторизоваться, чтобы отправить письмо, что приводит к повторным попыткам отправки.

Выводы

В случае, когда мы имеем первую причину недоставки письма - т.е. наш исходящий сервер выпустил письмо, не увидев в нем ничего подозрительного, но его НЕ принял принимающий сервер, мы объективно ничего не сможем сделать! - мы не исправим объем почтового ящика у получателя; мы не изменим их политики определения спама. Максимум мы сможем перепроверить емейл получателя и устранить в нем ошибку, если она действительно есть.
В случае, когда мы имеем проблему связанную с отправляющим сервером, мы можем решить!
  • Вариант №1 - подождать 15-20 минут и повторить отправку - если это была разовая акция со сбоев и вашего публичного почтового севера, то она, скорее всего, скоро закончится и работа почты восстановится.
  • Вариант №2 - отказываемся от публичного сервера на яндексе, майл.ру и т.д. и устанавливаем свой собственный почтовый сервер, у которого нет неподвластных нам правил и политик, определяющих, сколько писем можно отправлять за единицу времени и т.д., и у которого гарантировано не будет миллион абонентов, которых сервер не успевают обслуживать одновременно.
Таким образом мы НЕ решим на 100% проблему доставляемости писем, но решим проблему отправляемости. А практика показывает, что именно здесь мы и теряем большинство отправок - именно на выходе из своего почтового сервера, а не на входе в сервер получателя.
Как сделать свой почтовый сервер и сколько это стоит - подробно рассказано в следующей статье.